公文管理員工作職責(zé)

三臺(tái)縣紫河學(xué)校電子公文管理辦法

為加快教育信息化建設(shè)步伐，提高公文管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化水平，提高辦事效率，確保電子公文交換系統(tǒng)管理的安全、有效、保密，特制定紫河學(xué)校電子公文交換系統(tǒng)使用與管理職責(zé)

一、高度重視電子公文處理簽收系統(tǒng)建設(shè)

1、電子公文處理工作，是改進(jìn)工作手段、提高工作效率、實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的要求。管理員要充分認(rèn)識(shí)做好電子公文簽收處理工作的重要性；切實(shí)把這項(xiàng)工作持之以恒地抓實(shí)抓好。

2、配置專用電腦及配套設(shè)備。選派政治素養(yǎng)好，思想覺悟高的領(lǐng)導(dǎo)或教師專人管理。并報(bào)上級(jí)主管部門備案。

二、切實(shí)加強(qiáng)電子公文簽收系統(tǒng)管理

1、凡收取的通知、文件等電子公文，一律視為正式公文，與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等效力，應(yīng)按照規(guī)定程序和要求及時(shí)處理。

2、公文管理員至少要做到“每日四簽”（每個(gè)工作日的上、下午的上班后、下班前至少登錄1次電子公文傳輸平臺(tái)進(jìn)行電子公文簽收），簽收后應(yīng)全文打印并遞交相關(guān)人員；

3、公文管理員要保證通訊工具全天24小時(shí)暢通，以便接受上級(jí)部門的電話或短信通知，并作緊急處理。

4、節(jié)假日期間，也要執(zhí)行“每日四簽”制度，保證上傳下達(dá)、政令暢通，不得出現(xiàn)電子公文積壓、延誤現(xiàn)象。

5、簽收電子公文時(shí)一定要用中文簽具簽收人的全名，不能簡寫，更不能用拼音或?qū)W校名稱代替。

三、嚴(yán)格做好公文保密

加強(qiáng)公文的管理、保密及歸檔等工作。凡不宜公開的工作、業(yè)務(wù)等重要事項(xiàng)，不得向無關(guān)人員泄露。公文傳輸?shù)挠脩裘�及密碼不得泄漏。

四、認(rèn)真做好異常情況報(bào)告

因客觀原因無法簽收公文或在收到電子公文時(shí)，發(fā)現(xiàn)公文的完整性、格式等方面有誤要立即報(bào)告上級(jí)主管部門。

五、嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制度

對(duì)維護(hù)保障不力、不按要求進(jìn)行電子公文簽收、對(duì)因工作不負(fù)責(zé)任，造成重大失誤和嚴(yán)重影響的，要追究相關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人的責(zé)任。

擴(kuò)展閱讀：倉庫保管員崗位職責(zé)及工作流程

倉庫保管員崗位職責(zé)

1.樹立為生產(chǎn)服務(wù)、為公司服務(wù)的觀點(diǎn)，愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，終于職守，廉潔奉公，熱愛倉庫工作，

樹立高度責(zé)任感，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高管理水平。

2.在老總的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)倉庫的物料保管、驗(yàn)收、入庫、出庫等工作。并電腦員、業(yè)務(wù)員做好

倉庫的管理工作。

3.及時(shí)編制采購計(jì)劃、物料添加計(jì)劃，及時(shí)匯報(bào)商品的庫存情況,確保發(fā)貨的正常執(zhí)行。4.嚴(yán)格執(zhí)行公司倉庫保管制度及其先進(jìn)先出的原則，堵絕少裝、混裝、防止收發(fā)貨物差錯(cuò)的出

現(xiàn)。入庫要及時(shí)登帳，手續(xù)檢驗(yàn)不合要求,不準(zhǔn)入庫；出庫時(shí)手續(xù)不全不發(fā)貨，特殊情況須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。

5.合理安排商品在倉庫內(nèi)的存放次序，按商品種類、規(guī)格、等級(jí)分區(qū)堆碼，卡片內(nèi)容登記齊全，

不得混和亂堆，保持庫區(qū)的整潔。

6.重視倉儲(chǔ)成本管理，不斷降低倉儲(chǔ)成本。妥善保管好庫存商品、廢舊包裝的收集和處理，做

好回收工作。用具、貨板等妥善保管、細(xì)心使用,促使延長使用壽命。

7.各類物資分類賬目齊全,進(jìn)出清楚,做到有據(jù)可尋,負(fù)責(zé)定期對(duì)倉庫物料盤點(diǎn)清倉，做到帳、卡、

物三者相符，對(duì)報(bào)廢產(chǎn)品及時(shí)清理,做好盤盈、盤虧的處理及調(diào)帳工作。

8.負(fù)責(zé)倉庫管理中的入、出庫單、驗(yàn)收單等原始資料、賬冊(cè)的收集、整理和建檔工作，每月月

底及時(shí)編制相關(guān)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)財(cái)務(wù)部審核。

9.負(fù)責(zé)倉庫區(qū)域內(nèi)的治安、防盜、消防工作，發(fā)現(xiàn)事故隱患及時(shí)上報(bào)，對(duì)意外事件及時(shí)處置。10.負(fù)責(zé)將物料的存貯環(huán)境調(diào)節(jié)到最適條件，經(jīng)常關(guān)注溫度、濕度、通風(fēng)、鼠害、蟲害、腐蝕等

因素，并采取相應(yīng)措施。

11.做到以公司利益為重，愛護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，不得監(jiān)守自盜。12.完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)。

倉庫保管員工作流程

一.入庫

1.外購商品入庫。做好入庫前數(shù)量清點(diǎn),查驗(yàn)材料質(zhì)量,符合要求,填制入庫單:按入庫單的要求分別填列,內(nèi)容有:⑴.供貨單位⑵供貨單位地址電話聯(lián)系人⑶.商品類別⑷.發(fā)貨號(hào)碼或送貨單號(hào)碼⑸送貨日期⑹.材料編號(hào)⑺.材料名稱⑻規(guī)格⑼.計(jì)量單位⑽.數(shù)量(應(yīng)收、實(shí)收)⑾.單價(jià)⑿.無稅金額⒀.抵稅金額⒁.部門主管簽字⒂.記賬簽字⒃.驗(yàn)收簽字⒄.制單簽字。入庫單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部(登記材料往來);第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交采購部(用于材料付款結(jié)賬)。

2.半成品入庫(內(nèi)部調(diào)撥)填制半成品入庫單內(nèi)容有:⑴.入庫產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.規(guī)格⑸.數(shù)量⑹.包裝定額及箱數(shù)⑺.入庫人簽字⑻.制單人簽字等填寫完整。入庫單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部(了解生產(chǎn)狀況);第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交部門主任(隨時(shí)掌屋生產(chǎn)情況)。

3.產(chǎn)成品入庫產(chǎn)品完工,經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)員檢驗(yàn)合格后,車間填寫"產(chǎn)品入庫單"。填列內(nèi)容有:⑴.入庫產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.產(chǎn)品名稱⑸.規(guī)格⑹.數(shù)量⑺.包裝定額及箱數(shù)⑻.驗(yàn)收簽字⑼.制單簽字等填寫完整.入庫單一式四聯(lián)第一聯(lián)存根(用于備查).第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部(登記產(chǎn)成品數(shù)量).第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿).第四聯(lián)交部門主任(隨時(shí)掌屋生產(chǎn)情況)。

4.報(bào)廢品入庫車間填寫"產(chǎn)品入庫單"時(shí),除原來填寫的內(nèi)容以外應(yīng)注明報(bào)廢原因入庫。二.出庫

1.原材料出庫(領(lǐng)用材料)車間填寫"材料領(lǐng)料單",填列內(nèi)容有:⑴.日期⑵.材料名稱⑶.規(guī)格⑷數(shù)量⑹.單價(jià)⑺.金額⑻.部門主管簽字⑼.領(lǐng)料人簽字⑽發(fā)貨人簽字等填寫完整.領(lǐng)料單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交車間;.第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交部門主任(隨時(shí)掌屋生產(chǎn)情況)。

2.半成品出庫填制半成品出庫單內(nèi)容有:⑴.出庫產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.規(guī)格⑸.數(shù)量⑹.包裝定額及箱數(shù)⑺.領(lǐng)用人簽字⑻.發(fā)貨人簽字等填寫完整.出庫單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查);第二聯(lián)交財(cái)務(wù)部(了解生產(chǎn)狀況);第三聯(lián)倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿);第四聯(lián)交部門主任(隨時(shí)掌屋生產(chǎn)情況)。

3.成品出庫必須按照"先進(jìn)先出"原則辦理出庫,必須經(jīng)質(zhì)檢認(rèn)定無問題后,填寫產(chǎn)品出庫單及送(提)貨單,送(提)貨單由購貨單位簽字或蓋章確認(rèn)后回傳倉庫。出庫單的填列內(nèi)容有:⑴.收貨單位名稱⑵收貨單位地址電話聯(lián)系人⑶.訂單號(hào)⑷送貨日期⑸.產(chǎn)品編號(hào)⑹.產(chǎn)品名稱⑺規(guī)格⑻.計(jì)量單位⑼.數(shù)量⑽.單價(jià)⑾.金額⑿.包裝定額及箱數(shù)⒀.部門主管簽字⒁.發(fā)貨人簽字⒂.送貨人簽字⒃.收貨人簽字.送貨單一式五聯(lián)第一聯(lián)存根(用于備查).第二聯(lián).倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿)第三聯(lián).出門證.第四聯(lián)驗(yàn)收回執(zhí).第五聯(lián)收貨單位留存。

4.報(bào)廢產(chǎn)品出庫對(duì)報(bào)廢產(chǎn)品應(yīng)及時(shí)整理,清點(diǎn)報(bào)廢,減少庫存。報(bào)廢時(shí)應(yīng)填制報(bào)廢單,內(nèi)容有:⑴.報(bào)廢產(chǎn)品的單位⑵.日期⑶.產(chǎn)品編碼⑷.規(guī)格⑸.數(shù)量⑹.單價(jià)⑺.金額⑻報(bào)廢原因.⑼.部門主管簽字⑽.制單人簽字⑾注塑物流部簽字等.報(bào)廢單一式四聯(lián):第一聯(lián)存根(用于備查).第二聯(lián).倉庫記賬(登記存貨卡.賬簿)第三聯(lián).報(bào)廢回執(zhí)(必須經(jīng)過物流部簽字).第四聯(lián)收貨單位留存。

三.編制報(bào)表

1.設(shè)置賬簿:原材料帳簿、半成品帳簿、在產(chǎn)品帳簿、產(chǎn)成品帳簿、實(shí)地貨物卡、隨發(fā)生時(shí)間及時(shí)登記。

2.每月月底,根據(jù)以上入庫單,出庫單,定期編制”原材料盤點(diǎn)表”、“半成品盤點(diǎn)表”、“在產(chǎn)品盤點(diǎn)表”、”產(chǎn)成品盤點(diǎn)表”、“庫存匯總表”。應(yīng)做到表格計(jì)算準(zhǔn)確,表與表的銜接關(guān)系準(zhǔn)確，所附單據(jù)齊全。

3.與供應(yīng)商銷售商及時(shí)核對(duì)賬目,確認(rèn)銷售金額,以便及時(shí)開票。

4.每月月底(26日)應(yīng)與公司物流部核對(duì)注塑件的入庫金額,如有差額,應(yīng)及時(shí)調(diào)整。

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