外銷工作流程

外貿(mào)部外銷員工作流程

蘋樂公司外貿(mào)部外銷員負(fù)責(zé)尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下：

一、跟公司的聯(lián)系。

1、書面記錄：

跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進(jìn)行聯(lián)系，外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內(nèi)容都要如實(shí)記錄下來，每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后，將所有的聯(lián)系記錄都要存檔，備查。2、四小時回復(fù)：

外銷員與跟單員聯(lián)系時，聯(lián)系的每項(xiàng)事情都要在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)，如果沒有規(guī)定時間的，要在四小時內(nèi)給予答復(fù)。3、工作匯報：

外銷員于每個星期的星期五將本周的工作匯報交于跟單員，由跟單員上交給外貿(mào)部經(jīng)理。匯報內(nèi)容為：本周的工作情況匯報，下周的工作計劃、市場情況分析、對公司的建議等等。4、財務(wù)報表：

外銷員于每月的1號將上個月的財務(wù)報表交于跟單員，由跟單員交于外貿(mào)統(tǒng)計員。

二、搜集客戶信息

1、通過網(wǎng)站搜集客戶購機(jī)信息（阿里巴巴、在線廣交會等）2、通過展會搜集客戶信息。（廣交會、國外展會等）3、通過中介人搜集客戶信息。（老客戶、外貿(mào)公司、制粉專家等）4、通過公司搜集信息（客戶發(fā)郵件，發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等）三、建立客戶檔案

1、外銷員的搜索到客戶購機(jī)信息后，馬上聯(lián)系客戶，了解清楚客戶的國家、公

司名稱、地址、主要業(yè)務(wù)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式（電話、傳真、電子郵箱）以及從哪里了解到我公司的信息等內(nèi)容。并將這些記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳椤?/p>

2、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來等內(nèi)容、以及詢問公

司的問題和公司的答復(fù)等內(nèi)容都要記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中，并傳于跟單員及時更新。

四、業(yè)務(wù)洽談：

1、確定機(jī)型：首先要問清客戶購買我們設(shè)備的型號，了解客戶想達(dá)到的要求（比

如日產(chǎn)量、面粉的標(biāo)準(zhǔn)及對機(jī)器尺寸、動力等方面的要求等），以及客戶的場地、廠房等條件。并對比客戶想購買的機(jī)型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足，建議客購買適合的機(jī)器。2、報價：將雙方確認(rèn)好的機(jī)型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內(nèi)容填寫成《報價

單》給客戶正式報價。并將《報價單》記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。3、合同洽談：

1)與客戶洽談時，由跟單員負(fù)責(zé)與技術(shù)部總工聯(lián)系，由總工指定一名工程師負(fù)責(zé)此客戶的技術(shù)談判、圖紙制做、配制的確認(rèn)及其它技術(shù)方面的工作。

2)結(jié)合工程師，對設(shè)備的各種技術(shù)參數(shù)、客戶對設(shè)備的要求、對面粉的

要求、設(shè)備的配制等與客戶進(jìn)行確認(rèn)。

3)結(jié)合計劃科、技術(shù)部、外貿(mào)包裝組等，對設(shè)備的提貨時間等與客戶進(jìn)

行確認(rèn)。

4)結(jié)合外貿(mào)部經(jīng)理，對價格、付款方式等合同條款與客戶進(jìn)行確認(rèn)。5)將所有與客戶洽談的內(nèi)容都要記錄到《外貿(mào)客戶信息管理表》中，并

及時傳于跟單員更新。

五、合同評審

1、把所有合同條款跟客戶確認(rèn)完后，簽訂合同之前，要把祥細(xì)情況報于外貿(mào)部

主管經(jīng)理，由主管經(jīng)理負(fù)責(zé)組織技術(shù)部、計劃科等部門對合同草案進(jìn)行評審，評審內(nèi)容為：

1)技術(shù)部：對客戶的要求、對設(shè)備的要求、對成品的要求、設(shè)備的配制、

技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行評審。

2)計劃科：對設(shè)備的提貨時間進(jìn)行評審。3)外貿(mào)部經(jīng)理：對合同條款進(jìn)行評審。

4)總經(jīng)理：對價格低于成本價、大機(jī)型、改變工藝的特殊機(jī)型進(jìn)行評審。2、以上評審先口頭確認(rèn)，等合同簽訂后，再在《外貿(mào)合同評審紀(jì)錄》上補(bǔ)上簽

名。

六、合同簽定

1、合同草案得到外貿(mào)部經(jīng)理同意后，方可簽訂外貿(mào)《銷售合同》。

2、如果為小型設(shè)備或長期購買的經(jīng)銷商，沒有必要簽訂合同的，可以讓客戶簽

訂一份公司的《銷售確認(rèn)書》，效力等同合同。3、合同簽訂后，外銷員立即填寫《合同評審紀(jì)錄》，并和《合同》、《配制單》

一起在三天內(nèi)傳給跟單員。跟單員讓各評審人員在合同評審紀(jì)錄上補(bǔ)上簽字后將合同等交外貿(mào)部統(tǒng)計員保存。

七、催款，催證、審證、改證

1、催款、催證：合同簽訂后，外銷員應(yīng)催客戶及時匯款或開立信用證。并在客戶匯款或開證后第一時間通知外貿(mào)部統(tǒng)計員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項(xiàng)、匯款的國家等信息。

2、審證：信用證開立后，由外銷員負(fù)責(zé)翻譯成中文并初審，填寫《信用證

評審記錄》交于外貿(mào)單證員。由外貿(mào)單證員負(fù)責(zé)復(fù)審。

3、改證：制單員復(fù)審信用證后負(fù)責(zé)提出修改意見，同時交與外銷員負(fù)責(zé)和

客戶聯(lián)系修改信用證。

八、匯款證明：

1、客戶如用現(xiàn)金電匯的，外銷員負(fù)責(zé)讓客戶及時將匯款證明到公司。

2、客戶如用信用證的，客戶開證后，由外銷員負(fù)責(zé)將信用證文本傳真至公司。九、通知生產(chǎn)：

1、外貿(mào)跟單員收到外銷員的合同后，就與技術(shù)部聯(lián)系確認(rèn)做圖制單需要的時

間，與計劃科聯(lián)系確認(rèn)機(jī)器生產(chǎn)需要的時間，與外貿(mào)包裝組確認(rèn)包裝需要的時間。與單證員聯(lián)系確認(rèn)船期及運(yùn)費(fèi)等事項(xiàng)。并將上述情況報于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報的情況，結(jié)合客戶的付款情況和對到貨時間的要

求，確定好下生產(chǎn)通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書面?zhèn)饔诟鷨螁T。

3、跟單員憑上述的日期證明，《合同》《合同評審記錄》、匯款證明、信用證和

《信用證評審記錄》方能制《外貿(mào)出口聯(lián)系單》。

4、《外貿(mào)出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動。有特殊情況必須要更改的，

需要經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理同意，并按外貿(mào)質(zhì)量事故處理，填寫《外貿(mào)質(zhì)量反饋表》，并做出相應(yīng)處理。

十、訂船：

1、單證員按外銷員書面通知的時間定船。

2、外銷員和跟單員在情況有變動的時候，要及時通知單證員更改船期。十一、裝箱開票

1、包裝組在規(guī)定的時間內(nèi)完成包裝工作，單證員按外銷員書面規(guī)定的時間聯(lián)系

貨代裝集裝箱，跟單員負(fù)責(zé)裝箱時的記號工作。

2、裝箱完畢后，跟單員負(fù)責(zé)通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期，并與外銷

員確認(rèn)好真實(shí)的開票價格，督促外貿(mào)統(tǒng)計員開銷售票。

十二、安裝

1、貨物到港后，駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客

戶家的日期、安裝天數(shù)，試車日期、試車情況、安裝工離開日期等信息在最快的時間內(nèi)報于跟單員，跟單員記錄后報于外貿(mào)部經(jīng)理。

2、外銷員在簽訂合同時跟客戶對安裝工的安裝時間、待遇等問題規(guī)定清楚。3、結(jié)合客戶的提貨時間，安裝時間要求等，提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人

員，并發(fā)邀請函。

4、跟單員根據(jù)外銷員的要求，聯(lián)系安裝隊，確定好安裝人員，并協(xié)助辦理簽證

等出國手續(xù)。按外銷員的要求的時間安排安裝人員出國。

十三、反饋回訪

1、安裝工安裝完畢后，由外銷員負(fù)責(zé)跟客戶聯(lián)系，按《外貿(mào)用戶反饋表》中的

內(nèi)容向客戶提出詢問，按客戶真實(shí)的意思填寫《外貿(mào)用戶反饋表》。并測算出顧客滿意度。

2、客戶有反饋意見的（包括意見、建議和表彰），要及時填寫出《外貿(mào)質(zhì)量反

饋表》交公司查出原因，并做出處理。并及時反饋給客戶。

3、外銷員每年年底時將所負(fù)責(zé)的客戶進(jìn)行調(diào)查，并填寫《外貿(mào)客戶質(zhì)量反饋

表》。測出顧客滿意度。

十四、本規(guī)定為暫行規(guī)定，從201*年9月1日起正式執(zhí)行。在以后的工作中根

據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修補(bǔ)。

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外貿(mào)部外銷員工作流程

外貿(mào)部外銷員負(fù)責(zé)尋找客戶、合同洽談及簽訂、與客戶聯(lián)系等工作。具體工作流程如下：

一、跟公司的聯(lián)系。1、書面記錄：

跟單員做為公司的代表與駐外外銷員進(jìn)行聯(lián)系，外銷員將與跟單員聯(lián)系的一切內(nèi)容都要如實(shí)記錄下來，每筆業(yè)務(wù)結(jié)束后，將所有的聯(lián)系記錄都要存檔，備查。2、四小時回復(fù)：

外銷員與跟單員聯(lián)系時，聯(lián)系的每項(xiàng)事情都要在規(guī)定的時間內(nèi)給予答復(fù)，如果沒有規(guī)定時間的，要在四小時內(nèi)給予答復(fù)。3、工作匯報：

外銷員于每個星期的星期五將本周的工作匯報交于跟單員，由跟單員上交給外貿(mào)部經(jīng)理。匯報內(nèi)容為：本周的工作情況匯報，下周的工作計劃、市場情況分析、對公司的建議等等。4、財務(wù)報表：

外銷員于每月的1號將上個月的財務(wù)報表交于跟單員，由跟單員交于外貿(mào)統(tǒng)計員。

二、搜集客戶信息

1、通過網(wǎng)站搜集客戶購機(jī)信息（阿里巴巴、在線廣交會等）2、通過展會搜集客戶信息。（廣交會、國外展會等）3、通過中介人搜集客戶信息。（老客戶、外貿(mào)公司、制粉專家等）

4、通過公司搜集信息（客戶發(fā)郵件，發(fā)傳真或打電話直接聯(lián)系等）三、建立客戶檔案

1、外銷員的搜索到客戶購機(jī)信息后，馬上聯(lián)系客戶，了解清楚客戶的國家、公司名稱、地址、主要業(yè)務(wù)、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系方式（電話、傳真、電子郵箱）以及從哪里了解到我公司的信息等內(nèi)容。并將這些記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。并將此表傳于跟單員保存?zhèn)洳椤?/p>

2、駐外外銷員將所有客戶的聯(lián)系情況及與客戶的郵件往來等內(nèi)容、以及詢問公司的問題和公司的答復(fù)等內(nèi)容都要記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中，并傳于跟單員及時更新。四、業(yè)務(wù)洽談：

1、確定機(jī)型：首先要問清客戶購買我們設(shè)備的型號，了解客戶想達(dá)到的要求（比如日產(chǎn)量、面粉的標(biāo)準(zhǔn)及對機(jī)器尺寸、動力等方面的要求等），以及客戶的場地、廠房等條件。并對比客戶想購買的機(jī)型適合不適合客戶現(xiàn)有的條件

及能不能滿足客戶提出的要求。如確定不能滿足，建議客購買適合的機(jī)器。

2、報價：將雙方確認(rèn)好的機(jī)型、數(shù)量、交貨期、付款方式等內(nèi)容填寫成《報價單》給客戶正式報價。并將《報價單》記錄在《外貿(mào)客戶信息管理表》中。3、合同洽談：

1)與客戶洽談時，由跟單員負(fù)責(zé)與技術(shù)部總工聯(lián)系，由總工指定一名工程師負(fù)責(zé)此客戶的技術(shù)談判、圖紙制做、配制的確認(rèn)及其它技術(shù)方面的工作。

2)結(jié)合工程師，對設(shè)備的各種技術(shù)參數(shù)、客戶對設(shè)備的要求、對面粉的要求、設(shè)備的配制等與客戶進(jìn)行確認(rèn)。3)結(jié)合計劃科、技術(shù)部、外貿(mào)包裝組等，對設(shè)備的提貨時間等與客戶進(jìn)行確認(rèn)。

4)結(jié)合外貿(mào)部經(jīng)理，對價格、付款方式等合同條款與客戶進(jìn)行確認(rèn)。

5)將所有與客戶洽談的內(nèi)容都要記錄到《外貿(mào)客戶信息管理表》中，并及時傳于跟單員更新。

五、合同評審

1、把所有合同條款跟客戶確認(rèn)完后，簽訂合同之前，要把祥細(xì)情況報于外貿(mào)部主管經(jīng)理，由主管經(jīng)理負(fù)責(zé)組織技術(shù)部、計劃科等部門對合同草案進(jìn)行評審，評審內(nèi)容為：1)技術(shù)部：對客戶的要求、對設(shè)備的要求、對成品的要

求、設(shè)備的配制、技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行評審。2)計劃科：對設(shè)備的提貨時間進(jìn)行評審。3)外貿(mào)部經(jīng)理：對合同條款進(jìn)行評審。

4)總經(jīng)理：對價格低于成本價、大機(jī)型、改變工藝的特殊機(jī)型進(jìn)行評審。

2、以上評審先口頭確認(rèn)，等合同簽訂后，再在《外貿(mào)合同評審紀(jì)錄》上補(bǔ)上簽名。六、合同簽定

1、合同草案得到外貿(mào)部經(jīng)理同意后，方可簽訂外貿(mào)《銷售合同》。

2、如果為小型設(shè)備或長期購買的經(jīng)銷商，沒有必要簽訂合同的，可以讓客戶簽訂一份公司的《銷售確認(rèn)書》，效力等同合同。

3、合同簽訂后，外銷員立即填寫《合同評審紀(jì)錄》，并和《合同》、《配制單》一起在三天內(nèi)傳給跟單員。跟單員讓各評審人員在合同評審紀(jì)錄上補(bǔ)上簽字后將合同等交外貿(mào)部統(tǒng)計員保存。七、催款，催證、審證、改證

1、催款、催證：合同簽訂后，外銷員應(yīng)催客戶及時匯款或開立信用證。并在客戶匯款或開證后第一時間通知外貿(mào)部統(tǒng)計員客戶匯款的幣種、金額、匯款的款項(xiàng)、匯款的國家等信息。

2、審證：信用證開立后，由外銷員負(fù)責(zé)翻譯成中文并初

審，填寫《信用證評審記錄》交于外貿(mào)單證員。由外貿(mào)單證員負(fù)責(zé)復(fù)審。

3、改證：制單員復(fù)審信用證后負(fù)責(zé)提出修改意見，同時

交與外銷員負(fù)責(zé)和客戶聯(lián)系修改信用證。

八、匯款證明：

1、客戶如用現(xiàn)金電匯的，外銷員負(fù)責(zé)讓客戶及時將匯款證明到公司。

2、客戶如用信用證的，客戶開證后，由外銷員負(fù)責(zé)將信用證文本傳真至公司。九、通知生產(chǎn)：

1、外貿(mào)跟單員收到外銷員的合同后，就與技術(shù)部聯(lián)系確認(rèn)做圖制單需要的時間，與計劃科聯(lián)系確認(rèn)機(jī)器生產(chǎn)需要的時間，與外貿(mào)包裝組確認(rèn)包裝需要的時間。與單證員聯(lián)系確認(rèn)船期及運(yùn)費(fèi)等事項(xiàng)。并將上述情況報于外銷員。2、駐外外銷員根據(jù)跟單員匯報的情況，結(jié)合客戶的付款情況和對到貨時間的要求，確定好下生產(chǎn)通知的日期、裝箱的日期、發(fā)船的日期、將上述日期書面?zhèn)饔诟鷨螁T。3、跟單員憑上述的日期證明，《合同》《合同評審記錄》、匯款證明、信用證和《信用證評審記錄》方能制《外貿(mào)出口聯(lián)系單》。

4、《外貿(mào)出口聯(lián)系單》發(fā)放之后不允許隨意改動。有特殊

情況必須要更改的，需要經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理同意，并按外貿(mào)質(zhì)量事故處理，填寫《外貿(mào)質(zhì)量反饋表》，并做出相應(yīng)處理。十、訂船：

1、單證員按外銷員書面通知的時間定船。

2、外銷員和跟單員在情況有變動的時候，要及時通知單證員更改船期。十一、裝箱開票

1、包裝組在規(guī)定的時間內(nèi)完成包裝工作，單證員按外銷員書面規(guī)定的時間聯(lián)系貨代裝集裝箱，跟單員負(fù)責(zé)裝箱時的記號工作。

2、裝箱完畢后，跟單員負(fù)責(zé)通知外銷員貨物的裝箱日期及發(fā)船日期，并與外銷員確認(rèn)好真實(shí)的開票價格，督促外貿(mào)統(tǒng)計員開銷售票。十二、安裝

1、貨物到港后，駐外外銷員將到港的日期、用戶提箱的日期、及派安裝工到客戶家的日期、安裝天數(shù)，試車日期、試車情況、安裝工離開日期等信息在最快的時間內(nèi)報于跟單員，跟單員記錄后報于外貿(mào)部經(jīng)理。

2、外銷員在簽訂合同時跟客戶對安裝工的安裝時間、待遇等問題規(guī)定清楚。

3、結(jié)合客戶的提貨時間，安裝時間要求等，提前跟公司聯(lián)系定好具體的安裝人員，并發(fā)邀請函。

4、跟單員根據(jù)外銷員的要求，聯(lián)系安裝隊，確定好安裝人員，并協(xié)助辦理簽證等出國手續(xù)。按外銷員的要求的時間安排安裝人員出國。十三、反饋回訪

1、安裝工安裝完畢后，由外銷員負(fù)責(zé)跟客戶聯(lián)系，按《外貿(mào)用戶反饋表》中的內(nèi)容向客戶提出詢問，按客戶真實(shí)的意思填寫《外貿(mào)用戶反饋表》。并測算出顧客滿意度。2、客戶有反饋意見的（包括意見、建議和表彰），要及時填寫出《外貿(mào)質(zhì)量反饋表》交公司查出原因，并做出處理。并及時反饋給客戶。

3、外銷員每年年底時將所負(fù)責(zé)的客戶進(jìn)行調(diào)查，并填寫《外貿(mào)客戶質(zhì)量反饋表》。測出顧客滿意度。

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