一、發(fā)文字號(hào)編寫不當(dāng)

發(fā)文字號(hào)簡(jiǎn)稱文號(hào)，又稱公文編號(hào)，是發(fā)文機(jī)關(guān)同一年度公文排列的順序號(hào)。它是一份公文特定的標(biāo)志，正式公文均應(yīng)標(biāo)注發(fā)文字號(hào)。它為檢索和引用公文提供專指性較強(qiáng)的代號(hào)，為管理和統(tǒng)計(jì)公文提供依據(jù)。201*年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB／T9704——1999(以下簡(jiǎn)稱“新國(guó)標(biāo)”)規(guī)定：“發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份標(biāo)全稱，用六角括號(hào)‘[ ]’括入；序號(hào)不編虛位(即l不編為001)，不加‘第’字。”在實(shí)踐中人們不嚴(yán)格按照規(guī)定編寫，常出現(xiàn)以下錯(cuò)誤：

1、機(jī)關(guān)代字混淆。

機(jī)關(guān)代字是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱的簡(jiǎn)縮語(yǔ)，就是選用最能反映發(fā)文機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性的字詞作為本機(jī)關(guān)的代字。每一個(gè)機(jī)關(guān)都有自己的代字，也只有一個(gè)代字。如國(guó)務(wù)院制發(fā)公文，其代字為“國(guó)發(fā)”，四川省人事廳發(fā)文，其發(fā)文字號(hào)為“川人”。但若簡(jiǎn)縮不當(dāng)易造成混淆，起不到代字作用。如“華東師范大學(xué)”，它的代字不能寫成“華師大”，因?yàn)榱硗膺�有“華中師范大學(xué)”、“華南師范大學(xué)”，如用“華師大”就不能分辨，而應(yīng)寫為“華東師大”。同樣，“南京大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“南大”，因?yàn)榱硗膺�有“南開大學(xué)”，“河南大學(xué)”的機(jī)關(guān)代字不能寫成“河大”，因?yàn)榱硗膺�有“河北大學(xué)”。

2、年份不全。亂用括號(hào)。例如：

①金計(jì)生(96)第15號(hào)

②夾民政(201*) 16號(hào)

③夾府發(fā)〔201*〕47號(hào)

例①年份不全，應(yīng)寫為“1996”，使用圓括號(hào)也不正確，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》GB/T9704——1988 (以下簡(jiǎn)稱“原國(guó)標(biāo)”)規(guī)定，應(yīng)用六角括號(hào)“〔〕”，“第”字多余，應(yīng)刪去；例②③年份應(yīng)置于六角括號(hào)“〔〕”內(nèi)。

3、機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)次序顛倒。例如：

①成�！�96〕勞人字第51號(hào)

②〔201*〕外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函字第2691號(hào)

“新國(guó)標(biāo)”和“原國(guó)標(biāo)”都規(guī)定了機(jī)關(guān)代字的結(jié)構(gòu)形式是“發(fā)文機(jī)關(guān)代字+年份+序號(hào)”。因此，例①的錯(cuò)誤是機(jī)關(guān)代字分列年份兩邊，且年份不全，“第”、“字”多余，正確的應(yīng)該是“成保勞人〔1996〕51號(hào)”；例②年份在發(fā)文機(jī)關(guān)代字前，“字”、“第”多余，應(yīng)改為“外經(jīng)貿(mào)發(fā)展審函201* 2691號(hào)”。

二、標(biāo)題擬寫不當(dāng)

標(biāo)題是文章的“眼睛”，擬制時(shí)必須精心對(duì)待，不可馬虎。公文的標(biāo)題與一般的文章標(biāo)題不同，其擬寫有嚴(yán)格的規(guī)范要求�！掇k法》規(guī)定：“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。”規(guī)范的公文標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”構(gòu)成，又稱“三要素”式，如《中共中央關(guān)于加強(qiáng)社會(huì)主義精神文明建設(shè)若干重大問題的決定》，也可以是由“兩要素”構(gòu)成或由“文種”構(gòu)成。但“兩要素”的或由“文種”構(gòu)成的．一般應(yīng)是下發(fā)的帶有固定版頭，或?qū)ν夤�布可張貼的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。但在實(shí)際寫作實(shí)踐中，不合規(guī)定的情況時(shí)有發(fā)生，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面的錯(cuò)誤。

1、文種錯(cuò)用

文種是公文標(biāo)題中必不可少的一個(gè)構(gòu)成要素。對(duì)于文種的選擇。應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的和要求、文種的適用范圍、行文關(guān)系來(lái)確定，不得混淆使用。寫作中常出現(xiàn)以下幾組文種錯(cuò)用現(xiàn)象。

(1)請(qǐng)示與報(bào)告錯(cuò)用、并用

請(qǐng)示和報(bào)告雖然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是兩個(gè)不同的文種。請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)” (《辦法》)，上級(jí)對(duì)于請(qǐng)示必須有答復(fù)，必須事前行文，而報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問” (《辦法》)，不需要上級(jí)作出答復(fù)，可事中行文，也可事后行文。但在寫作中，人們沒有掌握二者區(qū)別，常把請(qǐng)示誤用為報(bào)告，或并用請(qǐng)示和報(bào)告。例如：

①《××公司關(guān)于急需購(gòu)買堿性電池的報(bào)告》

②《××縣人民政府關(guān)于請(qǐng)求將××風(fēng)景區(qū)列為省級(jí)自然保護(hù)區(qū)的請(qǐng)示報(bào)告》

以上兩例，從標(biāo)題事由看，都是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)某事項(xiàng)，因此，應(yīng)將例①的“報(bào)告”改為“請(qǐng)示”，例②的“報(bào)告”去掉。

(2)函與請(qǐng)示錯(cuò)用

《辦法》明確規(guī)定：“函，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。”；“請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批準(zhǔn)、指示。”從這兩條規(guī)定可看出，函與請(qǐng)示都可用于“請(qǐng)求批準(zhǔn)”，但二者行文方向不同。函是向平級(jí)或不相隸屬的機(jī)關(guān)“請(qǐng)求批準(zhǔn)”，而請(qǐng)示是向有隸屬關(guān)系的直接上級(jí)“請(qǐng)求批準(zhǔn)”，這是選擇這兩個(gè)文種的關(guān)鍵點(diǎn)。但在實(shí)際操作中，人們受一種情感因素影響，總認(rèn)為用請(qǐng)示顯得對(duì)對(duì)方尊重，容易辦成事．而用函則顯得不那么鄭重其事，不易引起對(duì)方重視，難達(dá)目的。因此，常把函錯(cuò)用為請(qǐng)示。例如有一篇公文的標(biāo)題為《××市司法局關(guān)于撥付法制教育經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示》，主送機(jī)關(guān)是“××市財(cái)政局”。市司法局向市財(cái)政局請(qǐng)求撥款，而且市司法局與市財(cái)政局是平級(jí)關(guān)系，不是相隸屬的上下級(jí)關(guān)系，完全符合函的適用規(guī)定。因此，該文標(biāo)題文種“請(qǐng)示”應(yīng)改為“函”。

(3)通告與公告錯(cuò)用

通告和公告是現(xiàn)行法定行政公文中唯一的同類兩個(gè)文種。通告“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)” (《辦法》)，公告“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”(《辦法》)。從二者概念來(lái)看，二者都有公開告之的功能，但在發(fā)布機(jī)關(guān)、受文對(duì)象、內(nèi)容重要程度等方面存在區(qū)別。公告的發(fā)布機(jī)關(guān)級(jí)別較高，多由國(guó)家機(jī)關(guān)發(fā)布，受文對(duì)象廣泛——“向國(guó)內(nèi)外宣布”，宣布的事項(xiàng)重大。而通告發(fā)布機(jī)關(guān)廣泛，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都可發(fā)布，受文對(duì)象范圍較小——“社會(huì)各有關(guān)方面”，限制在一定的范圍內(nèi)，宣布的事項(xiàng)涉及的是一般事項(xiàng)，多是業(yè)務(wù)工作方面的內(nèi)容。在使用時(shí)，人們往往青睞公告，凡需要對(duì)外公布事項(xiàng)，不加區(qū)別都用公告。例如：

①《××商場(chǎng)有獎(jiǎng)銷售開獎(jiǎng)公告》

②《××縣人民醫(yī)院關(guān)于新設(shè)保健門診的公告》

③《××火車站關(guān)于火車晚點(diǎn)的公告》

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