黨政公文在行文原則、語言要求，尤其是格式上存在諸多差別是沒有必要的。觀察黨政公文的發(fā)展歷程，也可以發(fā)現(xiàn)黨政公文雖然各有所側(cè)重，但是在其條例和辦法的一再修改過程中，已經(jīng)呈現(xiàn)出明顯的趨同性，不論在內(nèi)容還是形式上，它們的面貌越來越接近。

因此對黨政公文加以改革勢在必行，改革的總原則是：刪繁就簡、存異求同、方便實用、提高效率，即在不影響公文本質(zhì)的前提下，將能統(tǒng)一的公文要素全部統(tǒng)一起來，例如公文的行文規(guī)則、語言要求、處理原則，以及公文的格式。

要對黨政公文進(jìn)行改革，首先要將公文納入法制軌道，通過制定《公文法》改變黨政機(jī)關(guān)各自制定公文寫作原則和處理方法的現(xiàn)狀�？紤]到通過立法程序統(tǒng)一黨政公文比較復(fù)雜的實際情況，可以先采取理論工作者和實際工作者相結(jié)合的方式，制定一套實用、簡潔、通用的公文處理條例或辦法。

黨政公文改革的主要內(nèi)容有：有關(guān)的概念的統(tǒng)一，特別是反映工作活動及其流程的工作術(shù)語，從詞形到釋義應(yīng)完全一致，以建立起共同的工作語言；有關(guān)公文文種的統(tǒng)一，主要是針對黨政機(jī)關(guān)通用的公文文種統(tǒng)一規(guī)定其名稱、性質(zhì)和適用范圍，要保證對同一文種的所有表述完全一致；行文規(guī)則基本精神的統(tǒng)一，也就是針對既適用于黨的機(jī)關(guān)，又適用于行政機(jī)關(guān)的規(guī)則作出一致性的規(guī)定；重點(diǎn)在于公文格式的統(tǒng)一，包括公文各個組成部分的名稱和在頁面上的位置編排，以及紙型、裝訂等具體規(guī)定。規(guī)范、準(zhǔn)確、精心安排的公文格式，可以使公文莊重鮮明、整齊美觀，既能充分體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)，又能方便公文閱讀、處理和保管。

黨政公文改革需要堅持以下幾個原則：

1.簡潔性原則。嚴(yán)格來說，公文是一種工具，是黨和政府等各種機(jī)關(guān)團(tuán)體進(jìn)行管理的工具，簡化、便利是其工具性的重要要求。只有簡單方便，才能降低操作難度，減少中間轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)，被人們有效掌握、快速推行，提高公文處理的速度和質(zhì)量。

在黨政公文格式的眾多差別中，有許多只是名稱的差別，實際上所指相同，那就應(yīng)該統(tǒng)一稱謂，“同其名求其實”。像黨的公文之份號、密級、秘期、版頭、印刷版記，亦即行政公文之份數(shù)序號、秘密等級、保密期限、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期，兩者相差不大，只是一簡一繁，就是簡單的稱謂也并非令人難以理解。建議根據(jù)簡潔性原則，將之統(tǒng)一為簡潔的稱謂，例如份號、密級、秘期、版頭、印刷版記（進(jìn)而將其與主題詞和抄送機(jī)關(guān)一起歸入版記中）。

還有附注，黨的公文專指印發(fā)傳達(dá)范圍，行政公文還包括其他需要說明的事項，如“請示”需在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。雖然黨的公文附注內(nèi)容單一，但是也屬于需要說明的事項，兩者完全可以將稱謂統(tǒng)一為“附注”。

這一點(diǎn)尤其應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在主題詞的標(biāo)引上，《條例》規(guī)定黨的公文應(yīng)標(biāo)引5~10個主題詞，而且自由主題詞還需標(biāo)引它的多個上位主題詞，這實在很麻煩；行政公文只要求標(biāo)注3~5個主題詞，而且自由主題詞直接標(biāo)引就可以了，這才夠簡潔。況且在實際工作中，黨的公文也很少有標(biāo)引5個以上主題詞的，這充分說明了主題詞數(shù)量以3~5個為宜，自由詞也沒有必要標(biāo)引出上位詞。

2.美觀性原則。黨的公文，如果密級、秘期、緊急程度都具備的話，依照《條例》，它們都應(yīng)位于首頁的左上角，加上位于左上角的份號，共三行，而行政公文則將密級、秘期、緊急程度放在右上角的位置，加上位于左上角的份號，一左兩右共兩行。很明顯，前者不如后者平衡對稱，從美觀角度來講，可以將二者統(tǒng)一為后者的形式，同時依據(jù)簡潔性原則，去掉行政公文中密級兩字之間的空格。對于上行文如果需要有簽發(fā)人而且比較多的話，簽發(fā)人的排列方式，黨政公文的要求是不同的，黨的公文要求按照先上下后左右的方式排列，而行政公文只要求上下排列�？紤]到位于左側(cè)僅占據(jù)一行位置的發(fā)文字號，從平衡美觀的角度看，黨的公文的排列方式似乎更好一些。

3.方便性原則。黨的公文版頭有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+文件、發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+文種。而且在后一種中，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱與文種的字體樣式、大小、顏色均有差別，具體又有四種不同的形式，適用于不同的范圍。這樣不僅繁瑣難記，而且常常讓人分不清在何種情況下使用何種形式。其實公文最主要的差別就在于發(fā)文機(jī)關(guān)和文種，這一點(diǎn)通過發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和標(biāo)題就可以得到完全的體現(xiàn)。建議無論黨政公文都只用一種版頭形式：發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱+文種，大字紅色套頭居中排布，這樣簡單方便。

行政公文對于成文日期、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時間都有右空四個字、左空一個字之類的要求，這實在有點(diǎn)啰嗦。左右空出一個字與不空字有何差別，有何影響？黨的公文在這方面沒有規(guī)定，而是約定俗成的頂格處理，操作起來既簡單大方，又不影響美觀。建議取消左空右空之類的規(guī)定，一切從俗。還有黨政公文對于緊急程度都設(shè)定了兩個急度，但是不一致，黨的公文是特急和加急，行政公文是特急和平急。只是為了表明公文的緊急程度，一個急、一個很急而已，完全可以將兩種公文的兩個急度名稱統(tǒng)一。

4.節(jié)約性原則。《條例》中規(guī)定，如果最后一頁沒有正文內(nèi)容，則標(biāo)注“此頁無正文”，而《辦法》中則明確規(guī)定不允許出現(xiàn)此類現(xiàn)象，務(wù)必使印章和成文日期與正文處于同一頁。很明顯，后者更符合節(jié)約化的原則，也與我們提倡的建立節(jié)約型社會的目標(biāo)一致。

在用紙規(guī)定上，也要考慮節(jié)約的問題�！稐l例》中雖然規(guī)定黨的公文用紙可以是16K也可以是A4，但是在實際工作中，采用的都是16K。16K相對A4來說，在裁剪時要浪費(fèi)許多，生產(chǎn)紙張的機(jī)器生產(chǎn)出的一張大紙可以正好裁制成A4紙，卻不能正好裁制成16K紙。建議不論是黨政公文都采用A4紙，國際通用的公文用紙也是A4紙。這樣不僅節(jié)約，而且給公文處理尤其是歸檔帶來很多方便，還與國際接軌。

5.標(biāo)準(zhǔn)化原則。現(xiàn)在不論是在哪個領(lǐng)域行文，只要涉及到數(shù)字，都要求符合國家對數(shù)字使用要求的標(biāo)準(zhǔn)，即符合《出版物上數(shù)字用法的規(guī)定》，公文寫作也不例外。在黨政公文中，有兩處數(shù)字的運(yùn)用要求存在不同，一是成文日期，二是附件后的序號。黨的公文要求成文日期使用阿拉伯?dāng)?shù)字，附件后使用漢字，行政公文要求成文日期使用漢字，附件后使用阿拉伯?dāng)?shù)字。其實不論選用哪種數(shù)字方式，都不會影響公文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性，而且阿拉伯?dāng)?shù)字在中國的運(yùn)用已經(jīng)十分普及、深入人心。建議都使用國際化的、簡易化的阿拉伯?dāng)?shù)字，這樣明顯、簡單。

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